ثبت صورتجلسه

یکی از موارد مهم پس از ثبت شرکت، ثبت صورتجلسه شرکت است. در هر شرکتی جهت اتخاذ تصمیمات جدید، مصوبات، تغییرات و … جلساتی برگزار می شود که تمام این موارد باید به صورت مکتوب درآمده و در سامانه اداره ثبت شرکت ها ثبت گردد که به آن ثبت صورتجلسه گفته می شود. ثبت صورتجلسه در اداره ثبت شرکت ها دارای ضوابط و و قوانین خاصی است که در ادامه با آن ها آشنا می شویم و همچنین نمونه هایی از ثبت صورتجلسه را با هم مرور خواهیم کرد.

صورتجلسه چیست؟ صورتجلسه برگه ای است که  پس از برگزاری هر جلسه در شرکت نوشته می شود و شامل عنوان جلسه، تاریخ برگزاری، محل برگزاری، مشخصات اعضای حاضر در جلسه، تصمیمات، مصوبات و سایر رویداد ها و گفتگو های شرکت می باشد. رسمیت یافتن هر جلسه شرکت توسط تنظیم و ثبت صورتجلسه تامین می شود. صورتجلسه نیز توسط منشی یا دبیر جلسه و یا هر شخص دیگری که حق رای نداشته باشد، تنظیم می گردد.

ثبت صورتجلسه

هر صورتجلسه باید شامل موارد زیر باشد:

  • شماره جلسه
  • دستور جلسه
  • زمان جلسه
  • مکان جلسه
  • مشخصات اعضای جلسه
  • موضوعات جلسه
  • تصمیمات و مصوبات اخذ شده
  • اطلاعات جلسه بعدی
  • امضای شرکت کنندگان

6 نکته مهم در هر مصوبه موارد زیر هستند:

  1. موضوع مصوبه
  2. ضرورت مصوبه
  3. محل اجرای مصوبه
  4. زمان اجرای مصوبه
  5. مسئول اجرای مصوبه
  6. فرآیند انجام مصوبه

انواع صورتجلسه بر اساس مرجع تصمیم گیرنده، به شرح زیر است:

  • صورتجلسه مجمع عمومی عادی
  • صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده
  • صورتجلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده
  • صورتجلسه هیات مدیره

انواع صورتجلسه بر اساس موضوع، موارد زیر می باشند:

  • صورتجلسه تغییر اساسنامه
  • صورتجلسه تغییر سرمایه شرکت
  • صورتجلسه نقل و انتقال سهم الشرکه
  • صورتجلسه انتخاب بازرسین
  • صورتجلسه تغییرات شرکت
  • صورتجلسه انحلال شرکت

پس از تنظیم صورتجلسه با توجه به موارد بالا باید از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها ثبت صورتجلسه را انجام داده و پس از ثبت آن در سامانه، اصل صورتجلسه ی امضا شده را نیز از طریق اداره ی پست به اداره ی ثبت شرکت ها ارسال نمایید. مراحل ثبت صورتجلسه در ذیل آمده است:

  1. مراجعه به سامانه ثبت شرکت ها به آدرس https://irsherkat.ssaa.ir/Design/CMinutesCreate.aspx
  2. تکمیل اطلاعات شرکت
  3. تکمیل اطلاعات جلسه
  4. درج تصمیمات و مصوبات جلسه
  5. ثبت نام های درخواستی در صورت تغییر نام شرکت
  6. تکمیل اشخاص حاضر در جلسه
  7. تکمیل سمت اشخاص حاضر در جلسه
  8. تعیین ارتباط بین اشخاص حاضر در جلسه
  9. نوشتن متن صورتجلسه
  10. پذیرش نهایی صورتجلسه

ارسال اصل صورتجلسه به اداره ثبت شرکت ها ظرف مدت 3 روز کاری از طریق پست

نمونه صورتجلسه

در این بخش نمونه صورتجلسه تغییرات شرکت مسئولیت محدود با موضوع تغییر آدرس شرکت را آورده ایم:

بسمه تعالی

صورتجلسه هیات مدیره شرکت  ……………  ( با مسئولیت محدود )  به شماره ثبت …………  و شناسه ملی ………… و  سرمایه ثبت شده  ………… ریال   در تاریخ  ………… ساعت  9 صبح در محل قانونی شرکت با حضور کلیه اعضای هیئت مدیره  تنظیم شد و تصمیمات ذیل اتخاذ گردید .

دستور جلسه  : تغییر آدرس شرکت

در خصوص تغییر آدرس شرکت مقرر گردید ، محل شرکت  از آدرس فعلی به محل جدید بنشانی ……………………………………………………………………………………  کد پستی…………  منتقل گردید.

به آقای …………  احدی از مدیران وکالت با حق توکیل به غیر داده  می شود  تا ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه تغییرات و پرداخت هزینه های قانونی و امضاء ذیل دفتر اقدام  نماید. ((ضمناً ایشان صحت کلیه مندرجات صورتجلسه و اصالت امضا کلیه اعضاء هیات مدیره را تایید نمودند.))

ثبت صورتجلسه افزایش سرمایه

افزایش یا کاهش سرمایه یکی از موضوعات ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت است. افزایش سرمایه شرکت ممکن است به دلایل مختلفی از جمله گسترش فعالیت ها، افزایش قدرت رقابت، بهبود وضعیت مالی شرکت و … انجام شود. در زیر نمونه ای از ثبت صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده در خصوص افزایش سرمایه در شرکت های سهامی خاص را مشاهده می کنید.

بسمه تعالی

نام شرکت ……………………………………… شماره ثبت شرکت  …………………………سرمایه ثبت شده …………….…………… شناسه ملی  ………………………………..صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده شرکت …………….…………… سهامی خاص ثبت شده به شماره …………… در ساعت ……… مورخ ………..… با حضور کلیه / اکثریت سهامداران  در محل قانونی شرکت تشکیل گردید.

الف: در اجرای مفاد ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت:

1ـ خانم/ آقای ……………….………..  به سمت رئیس جلسه

2ـ خانم/ آقای ……………….………..  به سمت ناظر رئیس

3ـ خانم/ آقای ……………….………..  به سمت ناظر جلسه

4ـ خانم / آقای……………….………..  به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.

ب: به پیشنهاد هیات مدیره و ملاحظه گزارش بازرس قانونی شرکت دایر بر لزوم افزایش سرمایه از مبلغ …………….…… ریال به مبلغ …………….…… ریال از محل ( 1ـ پرداخت نقدی 2ـ تبدیل مطالبات نقدی حاصل شده اشخاص از شرکت 3ـ انتقال سود تقسیم نشده یا اندوخته یا عواید حاصله از اضافه ارزش سهام جدید به سرمایه شرکت 4ـ تبدیل اوراق قرضه به سهام ) تجدید ارزیابی دارائیهای ثابت  مورد تصویب مجمع واقع شد.

ج : به هیات مدیره اختیار داده می شود که  نسبت به عملی نمودن افزایش سرمایه اقلام و پس از عملی شدن افزایش سرمایه به مبلغ …………….……ریال ( و یا تا میزان مبلغ …………….……ریال و یا تا مبلغ واریزی …………….…… حداکثر دو مدت…………….…… نسبت به ثبت آن در اداره ثبت شرکتها اقدام نماید.

امضای اعضای هیات مدیره:

1ـ رئیس جلسه……………

2ـ ناظر جلسه………..……

3ـ ناظر جلسه…………….

– 4 منشی جلسه………..……

ثبت صورتجلسه مجمع عمومی سالیانه

عالی ترین رکن هر شرکت مجمع عمومی آن است که تصمیمات مهمی از جمله افزایش یا کاهش سرمایه، انتخاب مدیران و بازرسان شرکت، تصویب صورت های مالی و حساب سود و زیان، انتخاب روزنامه و … در آن اتخاذ می گردد. در صورتی که دستور جلسه مجمع عمومی سالیانه یکی از موارد انتخاب هیات مدیره و بازرسان، انتخاب روزنامه و یا تصویب حساب سود و زیان باشد، می توانید از نمونه ثبت صورتجلسه مجمع عمومی سالیانه زیر استفاده کنید.

بسمه تعالی

نام شرکت ………………. شماره ثبت …………… سرمایه شرکت ثبت شده ……………….. صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه ( یا عادی بطور فوق العاده ) شرکت …………. سهامی خاص ثبت شده به شماره ……………….. در تاریخ ………………… ساعت ……………… با حضور کلیه/ اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت ( اگر جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل گردید.
الف: در اجرای ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت:
.1خانم /آقای ……… به سمت رئیس جلسه
.2خانم/آقای ……… به سمت ناظر جلسه
.3خانم/آقای …….. به سمت ناظر جلسه
.4خانم/آقای ……. به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.
ب: در خصوص دستور جلسه 1- انتخاب مدیران 2- انتخاب بازرسین 3- انتخاب روزنامه کثیرالانتشار 4-تصویب ترازنامه حساب سود و زیان به شرح ذیل اتخاذ تصمیم شد.
.1اعضای هیات مدیره عبارتند از خانم/آقای …………… خانم /آقای …………….. خانم/آقای …………… برای مدت دو سال انتخاب و با امضاء ذیل صورتجلسه قبولی خود را اعلام می دارند.مجمع تصویب نمود در اجرای ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت می تواند رئیس هیات مدیره و مدیر عامل یک نفر باشد.
.2با رعایت ماده 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت خانم /آقای …………….به سمت بازرس اصلی خانم / آقای …………….. به سمت بازرس علی البدل برای مدت یک سال مالی انتخاب شدند.
.3روزنامه کثیرالانتشار ………………. جهت نشر آگهی های شرکت انتخاب شد.
.4پس از قرائت گزارش بازرس قانونی ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت منتهی به سال ……………… مورد تصویب قرار گرفت.
ج: به خانم/آقای …………………. احدی از سهامداران یا احدی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
امضاء هیات رییسه
رئیس جلسه  ……………….
ناظر جلسه ………………..
منشی جلسه ……………….
امضاء اعضای هیات مدیره:

………….. 1

………….. 2

…………. 3

………… 4
امضاء بازرسین
بازرس اصلی
بازرس علی البدل

شاید با مطالعه ی این مقاله فکر کنید ثبت صورتجلسه کار ساده ای است، اما اینطور نیست. در بیشتر مواقع نیاز است که صورتجلسات به شکل تلفیقی و ترکیبی تنظیم شوند که مستلزم رعایت قوانین خاصی است. هوبا اینجاست تا در تمامی مراحل ثبت شرکت و همچنین ثبت صورتجلسه شرکت شما را یاری کند.

دانلود اپلیکیشن راحت هوبا، پیگیری و مشاهده روند کار را هرچه راحت‌ تر می‌کند.

Related Post

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *